O mercado exige alta performance das empresas e dos colaboradores. Por isso mesmo, uma oficina produtiva deve estabelecer as metas que são fundamentais para que a empresa possa atingir os resultados desejados.
Muitos querem ter uma oficina produtiva, mas não sabem por onde começar.
Aumentar a produtividade aumenta significativamente o lucro, afinal, mais trabalho será feito em menos tempo.
Por isso, é preciso estabelecer metas de produtividade e analisar seus resultados.
O que são metas de produtividade
Como já falamos anteriormente, as metas de produtividade são fundamentais para analisar os resultados de uma oficina produtiva.
Essas metas são resultados esperados que são definidos para as equipes, com o objetivo de aumentar a produção sem elevar o uso de recursos disponíveis e sem comprometer a qualidade final das entregas.
Ou seja, elas mostram o quão próximo o rendimento dos colaboradores está do resultado esperado.
Por exemplo, você pode ter como meta de produtividade para cada um do seu time de manutenção a realização de 25 serviços por semana.
Dessa forma, o colaborador que realizar 30 serviços será mais produtivo do que aquele que fez apenas 20 no mesmo prazo, considerando que ambos estão executando com a mesma qualidade.
Mas sabemos que não é só isso, cada serviço pode demandar um tempo diferente, então recomenda-se que as oficinas estabeleçam suas metas de produtividade em horas, o que vamos explicar mais para frente.
Por que estabelecer metas?
A produtividade aumenta e os resultados financeiros melhoram quando há metas para sua equipe.
Ao adotar essa medida, a oficina evita que os colaboradores fiquem sem uma orientação para aperfeiçoar o seu desempenho.
Além disso, você conseguirá designar qual o melhor colaborador para cada serviço.
Muitas vezes, alguns processos são feitos de forma lenta e equivocada sem a gestão se dar conta, prejudicando a saúde financeira da empresa.
Então, se o funcionário 1 fizer uma troca de óleo melhor e mais rápida que o funcionário 2, a prioridade do funcionário 1 será fazer trocas de óleo, assim, sua empresa fará mais trocas de óleo em menos tempo. O mesmo deve acontecer com a “expertise” de cada colaborador.
Dessa forma, você entrega um serviço de qualidade sem demora.
Como definir metas de produtividade na sua oficina
Quebre suas grandes metas em metas menores.
Quer aumentar seu faturamento em 300% nos próximos 5 anos? Perfeito!
É ótimo ter essa visão para o futuro, mas não se esqueça de olhar para o hoje e para o amanhã!
Pense nos seus colaboradores, muitos vão achar que é muito longe e inalcançável, vão ficar desmotivados e nem vão conseguir pensar no caminho para chegar lá.
Quem deve mostrar cada passo é você!
Por isso, comece por metas menores, de curto a médio prazo.
Que tal se a meta de cada mês for um faturamento 5% maior que o do mês passado?
Parece bem mais simples, né? Dessa forma, você tem uma evolução progressiva e caminha rumo a sua meta maior!
Defina a produtividade em horas
Se os seus funcionários possuem a jornada de 44 horas semanais, tirando o horário de almoço, faça um desconto de 30% do tempo, pensando em movimentação, cafezinho e outras necessidades, sobram aproximadamente 31 horas. Portanto, 31 horas é a meta de produtividade de cada colaborador, nesse exemplo.
Ou seja, o funcionário que entrega 35 horas produtivas está sendo mais eficiente que o funcionário que entrega 30 horas produtivas.
Mas se sobram 31 horas e a meta é 31, como um colaborador poderá produzir mais que isso?
Para que isso aconteça, a cobrança da sua oficina também deve ser em horas.
Então, se um serviço demora, em média, uma hora, deve-se cobrar pela mão de obra de uma hora.
Mas lembra do que falamos sobre utilizar a “expertise” de cada funcionário?
Supondo que um funcionário consiga fazer esse serviço, com toda a qualidade, em 45 minutos, o valor cobrado ainda deverá ser de uma hora.
Dessa forma, esse colaborador já vai passar para outro serviço com 15 minutos de crédito, e, assim, conseguirá produzir um pouco além da meta.
Lembrando, é claro, de manter a honestidade.
Se a média do serviço é de uma hora, você não deve cobrar duas ou três, o ganho virá a partir da otimização do tempo dos seus colaboradores.
Nós temos, em parceria com o professor Scopino, uma calculadora de mão de obra que pode te ajudar muito com esses cálculos.
Ela é completamente gratuita, basta clicar aqui.
Faça o uso de metas individuais e coletivas
Como já falamos anteriormente, a meta da equipe pode ser aumentar o faturamento em 5% por mês e/ou produzir 31 horas semanais cada.
Já as metas individuais podem ser dadas, por exemplo, por “expertise”.
Usando o exemplo que já demos antes, se o funcionário 1 faz uma boa troca de óleo em um tempo menor que o funcionário 2, a meta individual dele pode ser fazer duas trocas de óleo a mais que no mês anterior.
O mesmo pode acontecer com o funcionário 2, que pode ter como meta continuar realizando bons serviços, porém de forma mais rápida, ou até se especializar no serviço que ele mais se identifica, através de treinamentos.
Isso manterá seus colaboradores motivados fazendo aquilo que são bons.
Dessa forma, todos estarão evoluindo constantemente e a produtividade da oficina crescerá muito.
A meta do pessoal do atendimento, por exemplo, pode ser não deixar o cliente esperando mais de 5 minutos, mesmo em momentos de fluxo alto.
Ofereça bonificações por produtividade
Uma oficina produtiva precisa manter seus colaboradores motivados, e as bonificações por produtividade são uma boa maneira de fazer isso.
Um mês tem mais ou menos 22 dias úteis, o que totaliza, aproximadamente, 194 horas de trabalho – tirando o horário de almoço-, com os descontos de 30%, restam cerca de 136 horas como meta de produtividade do mês.
Os funcionários que alcançarem a meta, poderão receber, por exemplo, R$100,00 em bonificação, enquanto os que passarem significativamente a meta, poderão receber um pouco mais.
Oferecer comissões sobre os serviços realizados também é uma boa estratégia, mas que deve ser utilizada com muito cuidado. A bonificação não pode de forma alguma prejudicar a qualidade do serviço.
Portanto, é fundamental ter controle sobre esse indicador.
Tenha a quantidade necessária de ferramentas
Ficar procurando ferramentas de um lado para o outro diariamente pode consumir um bom tempo dos mecânicos.
Para evitar esse tipo de situação, procure deixar a quantidade necessária de ferramentas disponíveis para o uso.
Cada mecânico pode, por exemplo, ter seu próprio carrinho de ferramentas, todas, de preferência, enumeradas e organizadas.
Dessa forma, é possível evitar confusões na hora de procurar e guardar o material.
Mantenha seu estoque organizado
Um estoque organizado, além de passar uma boa impressão aos clientes, também ajuda muito na produtividade da sua oficina.
Imagine, em um mês, o tanto de tempo que cada colaborador gasta procurando as coisas em uma oficina desorganizada.
Evite isso estabelecendo padrões de organização no seu estoque, uma dica, é organizar por tipo de produto e marca, e manter seu estoque atualizado no seu sistema de gestão.
O ambiente da oficina produtiva
Como já falamos, a organização é essencial para evitar gastos desnecessários de tempo, que poderiam ser usados na produção.
Imagina perder um documento importante numa mesa bagunçada do escritório? O cliente pede uma cópia com urgência, ou precisa assiná-lo.
Imagine toda a demora que isso pode causar.
A tecnologia é uma importante aliada para nos auxiliar na otimização de tempo e na produtividade, além de manter a mesa mais vazia por conta dos documentos digitais.
Há algumas situações em que o esforço coletivo da equipe é fundamental para a eficiência do trabalho.
Certifique-se de que os funcionários estão alinhados com essa meta de organização e invista em treinamentos para incentivá-los.
Dessa maneira, a bagunça não será mais um problema na rotina e você terá, cada dia mais, uma oficina produtiva!
Monitore e Avalie
O monitoramento é fundamental para controlar a qualidade do serviço e do atendimento da sua oficina produtiva.
Além de fazer observações na sua oficina, é muito importante ouvir o seu cliente.
Será que aquele trabalhador que está tentando ser mais rápido continua com a mesma qualidade de serviço?
Essa é uma coisa que você só terá certeza ouvindo o seu cliente, além de realizar um bom teste no veículo antes da entrega, claro.
Muitas pessoas, quando um serviço não fica bom, já preferem ir para outra oficina, pensando em evitar mais dores de cabeça.
Com um pós-venda que ouve seu cliente e foca na satisfação dele, você consegue não só saber o que acham dos serviços prestados por seus colaboradores, como também pode corrigir questões que deram errado.
Conclusão
A organização é fundamental para uma oficina produtiva.
Por isso, faça um planejamento de tempo para cada um de seus colaboradores, incentive-os a manter a ordem e a organização do espaço, e ajude-os apontando o que pode ser melhorado e como.
Não deixe de mantê-los incentivados com bonificações e, diariamente, acompanhe de perto, elogiando ou corrigindo quando necessário.
Com todos engajados nessa missão, você rapidamente terá uma oficina muito mais produtiva.
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